Software modello 231: 10 strumenti per OdV ed evidenze

Il Decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231 su Normattiva è entrato in vigore il 4 luglio 2001 e collega l'efficacia del Modello alla sua attuazione effettiva, non alla sola adozione formale. Servono quindi risk assessment, protocolli, flussi informativi, vigilanza dell'Organismo di Vigilanza e conservazione delle evidenze. Chi propone, chi approva, chi esegue e chi verifica devono restare distinti e rintracciabili.

Questa analisi ha un taglio operativo e non legale. Ogni strumento è valutato sulla catena che va dal requisito al controllo, dal controllo all'owner, dall'evidenza all'audit trail, fino a finding e remediation. In demo conviene partire da un flusso reale e chiedere al fornitore di mostrarlo dall'inizio alla chiusura, senza ricostruzioni manuali.

Indice

• 1. AuditReady
  • Cosa verificare nella pratica
• 2. My 231, My Governance Gruppo Zucchetti
  • Funzioni da provare in demo
• 3. Sestante Software 231
  • Punti di attenzione
• 4. ABLEX, Software gestione MOGC 231
  • Perimetro dichiarato
• 5. Modello Organizzativo 231, Dylog
  • Dalla produzione alla gestione
• 6. BLuen
  • Elementi da verificare
• 7. Premium 231, D.Lgs231.eu
  • Domande prima dell'acquisto
• 8. Kit 231 IA e 231 DOC AI, Edirama
  • Uso governato dell'AI
• 9. IN-FLOW, IN-COMPLIANCE
  • Campi minimi del flusso
• 10. GRC360, modulo 231
  • Cosa chiedere sul perimetro
• Prezzi pubblicati e punti da verificare nei software 231 analizzati
• Scegliere il software in base alla prova che deve produrre
  • Errori comuni che indeboliscono l'audit
  • Checklist prima della scelta

1. AuditReady

AuditReady raccoglie in un unico spazio reati presupposto, processi, protocolli, controlli, comunicazioni e attività dell'OdV, invece di lasciare i materiali sparsi tra email, cartelle, fogli di calcolo e ticket. Ogni controllo mostra standard, categoria e proprietari assegnati, con azioni rapide per assegnare o rimuovere gli owner; accanto all'attività restano stati, scadenze ed evidenze versionate. Rilievi, prese visione e scadenze che richiedono attenzione restano in uno spazio dedicato all'OdV.

Il punto distintivo è il modello di evidenza condiviso: la stessa prova può sostenere obblighi diversi, purché restino visibili contesto, finalità e collegamento al controllo. Il registro rischi valuta probabilità e impatto prima e dopo i controlli, assegna un trattamento e porta in review il razionale con le evidenze. I registri coprono anche incidenti, RoPA, DPIA, DSAR e fornitori ICT, mentre i finding sono centralizzati con severità, responsabile, scadenza, intervento ed evidenza di chiusura.

Cosa verificare nella pratica

• Evidenze collegate: documenti associati a controlli, owner, rischi e rimedi, con storico delle revisioni.
• Audit Day Pack: esportazione strutturata per revisioni interne o esterne e report sull'attività OdV con stato di comunicazioni e rilievi.
• Fornitori: invio di documenti tramite collegamenti sicuri a scadenza, senza creare un account.
• Whistleblowing separato: il testo resta nel canale riservato, al Modello 231 arriva solo l'evento, collegabile a processi, protocolli e controlli.

Un controllo chiuso senza evidenza di verifica è una dichiarazione, non una prova.

Pro: centralizza evidenze e responsabilità, copre più framework senza duplicare i registri e produce pacchetti leggibili da un revisore. Contro: il prezzo va richiesto in demo. La piattaforma rende il lavoro verificabile, ma non certifica la conformità e non sostituisce consulenza legale: la valutazione sul modello e la decisione sui rilievi restano dell'organizzazione e dell'OdV.

2. My 231, My Governance Gruppo Zucchetti

My 231 di My Governance è pensato per la gestione continuativa delle attività dell'OdV, più che per la sola redazione iniziale del Modello. Per le piccole aziende il sito indica 100 €/mese + IVA, oltre a 250 € + IVA di avviamento obbligatorio, elemento utile per una prima stima, da confermare per configurazioni diverse. La raccolta dei flussi, le riunioni e i verbali restano nello stesso ambiente.

Per capire se lo strumento regge un ciclo completo, è opportuno seguire come scegliere un software modello 231 per i flussi OdV e replicare in demo un flusso periodico reale. Il fornitore deve mostrare sollecito, risposta, allegato, eventuale integrazione richiesta dall'OdV e chiusura.

Funzioni da provare in demo

• Flussi informativi: raccolta e tracciamento verso l'OdV con promemoria.
• Pianificazione: action plan, riunioni e audit con responsabili e scadenze.
• Documenti OdV: creazione e archiviazione di verbali, relazioni e documenti.
• Reportistica: stato delle attività e opzione multi-entità.

Pro: riunisce attività ricorrenti dell'OdV, espone un prezzo di riferimento per le piccole aziende e appartiene a un gruppo strutturato come Zucchetti. Contro: il prezzo pubblicato riguarda una fascia definita e chi cerca soprattutto supporto alla redazione del Modello deve verificare quanto questa esigenza sia coperta. Resta inoltre da chiarire come vengono gestiti finding, eccezioni autorizzate e verifica indipendente della chiusura.

3. Sestante Software 231

Chi gestisce un gruppo societario incontra presto un problema concreto, ossia protocolli simili ma versioni diverse nelle singole società. Sestante Software 231 dichiara configurabilità, gestione dei gruppi e interfaccia con il documentale ARXivar. La combinazione tra valutazione del rischio e mantenimento del Modello è il suo tratto più rilevante.

La libreria normativa con storicizzazione aiuta a ricostruire quale versione fosse vigente in un determinato periodo. La mappatura rischio-reato, gli indicatori e le red flag devono però produrre azioni assegnate, non soltanto una matrice statica.

Punti di attenzione

• Storicizzazione: revisioni normative e documentali rintracciabili nel tempo.
• Flussi OdV: notifiche e comunicazioni verso l'organismo di vigilanza.
• Gruppi societari: condivisione controllata tra società collegate.
• Integrazione documentale: collegamento dichiarato con ARXivar.

Pro: combina risk assessment e mantenimento, può ridurre duplicazioni nei gruppi e dichiara opzioni di personalizzazione. Contro: il prezzo non risulta pubblicato nella pagina consultata e non sono disponibili dati indipendenti sull'esperienza degli utenti. In demo chiederei di vedere un indicatore che genera un rilievo, l'assegnazione del rimedio e la prova della chiusura, perché è lì che la configurabilità smette di essere una promessa generica.

4. ABLEX, Software gestione MOGC 231

Il listino pubblico rende ABLEX più facile da confrontare sul piano economico, con Basic a 600 €/anno, Premium a 1.200 €/anno e Top a 2.100 €/anno, IVA esclusa, oltre alle formule una tantum indicate nella pagina. I piani sono dimensionati per una, tre o sei società, con spazio documentale crescente. Per un gruppo di dimensioni contenute questa struttura semplifica la prima selezione.

Il prezzo non dice però se il sistema distingue controllo eseguito, eccezione autorizzata, finding e incidente operativo. Su questo punto è utile il confronto con modello 231, audit e controlli, perché un archivio ordinato non dimostra ancora l'esecuzione periodica.

Perimetro dichiarato

• Automazione: digitalizzazione di informazioni, documenti e flussi di lavoro.
• Piani multi-società: Basic, Premium e Top con elaborazioni illimitate nei piani elencati.
• Supporto: assistenza e formazione iniziale secondo il piano.

Pro: listino utile per stimare i costi, piani adatti a piccoli gruppi e proposta rivolta a PMI e organizzazioni più grandi. Contro: lo spazio incluso varia da 1 a 6 GB secondo la descrizione disponibile, quindi va confrontato con il volume documentale previsto. Vanno chiariti aggiornamenti e costi ricorrenti delle formule una tantum e la pagina non dettaglia tutte le funzioni operative dell'OdV, da verificare con un caso reale.

5. Modello Organizzativo 231, Dylog

La soluzione Dylog parte dal percorso inverso rispetto agli strumenti centrati sui flussi, cioè dalla costruzione del Modello. Dichiara generazione di Parte Generale, Parte Speciale, Codice Etico e Regolamento OdV, con schemi che collegano aree di rischio, reati e protocolli. Per studi professionali e aziende che partono da zero questo può ridurre il lavoro di impostazione.

Il rischio è scambiare un documento ben generato per un presidio già attuato. Gli schemi predefiniti devono essere adattati a processi, deleghe e settore, poi sottoposti a revisione legale e organizzativa.

Dalla produzione alla gestione

• Dashboard: monitoraggio di attività e risk assessment.
• Catalogo reati: elenco aggiornabile e personalizzabile.
• Flussi OdV: raccolta delle informazioni previste dal Modello.
• Modalità dichiarate: disponibilità cloud e on-premise, con demo gratuita.

Pro: copre il percorso dall'analisi dei rischi alla documentazione ed è orientato anche ai commercialisti. Contro: prezzi e condizioni di licenza non risultano pubblicati nella pagina consultata. In demo verificherei che cosa accade dopo l'approvazione del Modello, in particolare scadenze dei protocolli, evidenze periodiche, gestione delle anomalie e storico delle modifiche. Senza questo passaggio, il valore resta soprattutto documentale.

6. BLuen

BLuen si rivolge anche a consulenti, avvocati, commercialisti e membri OdV che seguono più organizzazioni. Alcune componenti, come risk assessment, repository, flussi e non conformità, possono essere usate separatamente. Le esportazioni in Word ed Excel facilitano la personalizzazione dei deliverable professionali.

Questa flessibilità ha un rovescio operativo. Se il documento esportato viene modificato fuori piattaforma, bisogna sapere quale versione fa fede e come rientra nel repository approvato.

Regola pratica: ogni esportazione modificabile deve avere una versione approvata che rientra nel sistema, altrimenti lo storico si interrompe.

Elementi da verificare

• Gap analysis: collegamento tra carenze rilevate e azioni correttive.
• Non conformità: owner, scadenza ed evidenza di chiusura.
• Storico del Modello: conservazione delle versioni e delle approvazioni.
• Comunicazioni: flussi tra azienda e OdV tracciabili.

Pro: adatto a professionisti con più clienti, componenti utilizzabili in modo indipendente ed esportazioni modificabili. Contro: prezzo non pubblicato, documentazione da sottoporre sempre a revisione professionale e assenza di dati indipendenti sufficienti sulla soddisfazione dei clienti. La prova decisiva è ricostruire una non conformità dalla rilevazione alla verifica di chiusura, senza passare da file esterni non registrati.

7. Premium 231, D.Lgs231.eu

Per uno studio che gestisce molti modelli, la licenza multi-modello può pesare più di una singola funzione. Premium 231 dichiara la possibilità di attivare fino a 35 modelli nella versione descritta, con checklist personalizzabili, matrici di rischio, scadenziario e strumenti per la formazione. Aggiornamenti della piattaforma e del catalogo reati sono inclusi nell'accesso descritto.

Su scala multi-cliente diventano critici separazione dei dati, ruoli e tracciabilità delle segnalazioni. Il tema è approfondito in whistleblowing e tracciabilità nel Modello 231, perché il canale riservato non deve trasformarsi in un repository accessibile all'OdV senza minimizzazione.

Domande prima dell'acquisto

• Licenze: differenze effettive tra licenza singola e multi-licenza.
• Durata: condizioni di rinnovo dopo i primi 12 mesi di accesso descritto.
• Assistenza: manutenzione, aggiornamenti e supporto tramite ticket.

Pro: licenza multi-modello utile per studi e consulenti, funzioni di controllo oltre alla documentazione e aggiornamenti dichiarati. Contro: la pagina consultata non espone chiaramente il prezzo nella descrizione disponibile. Chi lavora per più enti deve verificare segregazione degli ambienti, esportabilità completa a fine rapporto e registro degli accessi di consulenti e membri OdV.

8. Kit 231 IA e 231 DOC AI, Edirama

Il Kit 231 di Edirama è una suite di strumenti e materiali per realizzare e gestire il Modello, con risorse per usare assistenti AI come ChatGPT, Claude, Copilot e Gemini nella creazione di contenuti. Al momento della verifica 231 DOC AI era indicato a 397 € + IVA in offerta, rispetto a 794 €. L'acquisto online lo rende accessibile a chi lavora prevalentemente con template.

Un kit documentale non equivale però a una piattaforma di controllo continuativo. Owner, scadenze, evidenze periodiche, finding e verifiche OdV potrebbero dover essere gestiti altrove, con un registro separato da mantenere coerente.

Uso governato dell'AI

• Inventario degli strumenti: quali assistenti sono ammessi e per quali contenuti.
• Dati riservati: valutazione preventiva di impostazioni, trattamento e condizioni d'uso.
• Revisione umana: verifica legale e adattamento al processo concreto prima dell'approvazione.
• Tracciabilità: conservazione della versione finale approvata e del responsabile della revisione.

Pro: prezzo pubblicato per 231 DOC AI al momento della verifica, catalogo specializzato e avvio rapido per chi produce documenti. Contro: i contenuti generati con AI non decidono il rischio e non sostituiscono il giudizio professionale. Se l'esigenza principale è dimostrare controlli ricorrenti nel tempo, il kit va affiancato da un sistema che conservi audit trail e chiusure verificabili.

9. IN-FLOW, IN-COMPLIANCE

Alcune organizzazioni hanno già un Modello approvato, ma faticano a raccogliere risposte puntuali dalle funzioni aziendali. IN-FLOW è specializzato nella pianificazione e raccolta dei flussi informativi verso organi di controllo, inclusi OdV, DPO, RPCT, antiriciclaggio e Internal Audit. Può quindi affiancare strumenti già usati per redigere o conservare il Modello.

Il valore dipende dalla qualità del registro dei flussi. Ogni record dovrebbe avere ID, processo, destinatario, owner, periodicità, scadenza, evidenza attesa, stato, esito della verifica e collegamento a eventuali rilievi.

Campi minimi del flusso

• Identificazione: ID, area sensibile, protocollo e controllo collegato.
• Responsabilità: chi trasmette, chi verifica e chi approva eventuali eccezioni.
• Prova: documento o dato atteso, data di ricezione e versione.
• Esito: completezza, anomalie, finding e piano di rimedio.

Pro: utile quando coesistono più funzioni di controllo, checklist e report configurabili, demo gratuita su richiesta. Contro: non è focalizzato sulla generazione completa del Modello 231 e i prezzi non risultano pubblicati. Bisogna verificare esportazioni, conservazione delle evidenze e capacità di distinguere un ritardo amministrativo da una carenza sostanziale del controllo.

10. GRC360, modulo 231

GRC360, presentato da P4I, inserisce il 231 in una piattaforma GRC più ampia, con valutazione del rischio, registro delle attività sensibili, repository, workflow e dashboard. Per organizzazioni che coordinano più requisiti e processi, l'approccio modulare può evitare registri paralleli. I materiali ufficiali citano anche servizi di advisory e integrazioni.

La maggiore ampiezza richiede però un dimensionamento attento. Una piccola azienda che cerca solo la gestione dei flussi OdV potrebbe introdurre una struttura superiore alla propria capacità di alimentarla con continuità.

Cosa chiedere sul perimetro

• Rischi-reato: collegamento tra attività sensibili, protocolli e controlli.
• Workflow: ruoli, responsabilità, scadenze e azioni di rimedio.
• Dashboard: stato di adempimenti e rischi con drill-down fino all'evidenza.
• Servizi inclusi: confine tra licenza, configurazione, integrazioni e advisory.

Pro: visione GRC oltre il singolo Modello, modularità dichiarata e coordinamento tra più ambiti di compliance. Contro: prezzi non pubblicati nei materiali consultati e condizioni commerciali da dimensionare. In demo non basta osservare la dashboard, occorre aprire un rischio, raggiungere il controllo, controllare l'ultima evidenza datata e vedere chi ha verificato la chiusura di un rimedio scaduto.

Prezzi pubblicati e punti da verificare nei software 231 analizzati

Scegliere il software in base alla prova che deve produrre

La diffusione del Modello aiuta a capire il contesto, ma non sostituisce la prova nel singolo ente. La pagina del Ministero della Giustizia sulla responsabilità degli enti richiama un sistema esteso a oltre 160 fattispecie di reato-presupposto, mentre nelle quotate AIM analizzate dall'Osservatorio AIM riportato da PMI News il 58% aveva adottato Modello e OdV. Sono segmenti diversi e nessuno dei due dimostra da solo l'efficacia di uno strumento.

Il criterio più difendibile resta operativo. Si sceglie un flusso reale, per esempio la trasmissione periodica delle operazioni sensibili, e si chiede al sistema di mostrare ID, processo, rischio-reato, protocollo, controllo, owner, scadenza, evidenza, verificatore, esito ed eventuale rimedio. Se uno di questi passaggi richiede email o fogli esterni non registrati, la catena si interrompe: quello che manca non è una funzione, è un anello della prova.

Errori comuni che indeboliscono l'audit

• Approvazioni retroattive: firme o prese visione inserite dopo l'esecuzione, senza data certa nel sistema.
• Eccezioni senza termine: deroghe rinnovate all'infinito e confuse con finding aperti.
• Evidenze disperse: allegati in email, chat e cartelle personali, scollegati dal controllo.
• Chiusure non verificate: rimedio dichiarato completo dallo stesso owner, senza controllo indipendente.
• Screenshot privi di contesto: immagini senza data, sistema, utente e perimetro osservabile.
• Segnalazioni copiate integralmente: testo whistleblowing trasferito nel registro 231 oltre il necessario.

La separazione tra canale riservato ed evento di governance non è un dettaglio privacy. Il D.Lgs. 24/2023 su Normattiva, entrato in vigore il 30 marzo 2023, incide su ruoli, accessi, conservazione e flussi verso l'OdV. Allo stesso modo, per i soggetti interessati, la pagina ACN sulla NIS colloca l'entrata in vigore italiana al 16 ottobre 2024, rendendo necessario collegare incidenti, escalation e decisioni senza registri inconciliabili.

Checklist prima della scelta

• Il flusso è ricostruibile: da una dashboard si arriva all'evidenza originale e al suo storico?
• Le responsabilità sono separate: proponente, esecutore, approvante e verificatore non coincidono senza una ragione registrata?
• Le scadenze producono escalation: ritardi e mancate risposte restano visibili all'OdV?
• Eccezione e finding sono distinti: durata, compensazioni e approvazione sono campi obbligatori?
• La chiusura è provata: esiste evidenza successiva al rimedio e una verifica indipendente?
• L'esportazione è completa: un revisore esamina il pacchetto senza chiedere file sparsi?
• Gli accessi sono minimizzati: OdV, DPO e funzioni operative vedono solo ciò che serve al loro ruolo?

Il software riduce dispersione e lavoro manuale, ma non decide il rischio residuo, non approva eccezioni e non sostituisce il giudizio dell'OdV. La responsabilità del Modello resta dell'organizzazione, con consulenza specialistica e legale per costruzione e valutazioni giuridiche.

AuditReady collega processi sensibili, controlli, flussi OdV, evidenze e remediation in un unico evidence pack verificabile, senza trasferire nel registro 231 il testo riservato delle segnalazioni. La demo sul Modello 231 permette di provare il percorso con un flusso informativo reale.