Flusso di presa visione, firma e approvazione documenti con AuditReady
Questo documento descrive il flusso completo con cui una persona destinataria riceve un documento, ne attesta la presa visione, carica il modulo firmato e come il responsabile del controllo gestisce l’approvazione all’interno di AuditReady, garantendo tracciabilità e immodificabilità delle evidenze.
Step 1: Invio del link personale al cliente
Con Audit Ready la prova che un cliente ha letto e firmato un documento non resta in una semplice email, ma viene gestita in modo strutturato e tracciato. Il cliente non deve creare un account né accedere direttamente alla piattaforma AuditReady.
Riceve invece un link personale, con scadenza preimpostata, collegato alla specifica richiesta e al relativo controllo di conformità.
Step 2: Consultazione dell’informativa e richiesta del codice di verifica
Accedendo tramite il link personale, il cliente per prima cosa scarica l’informativa da visionare, assicurandosi di leggerne con attenzione tutti i contenuti.
Successivamente, dalla stessa interfaccia richiede il codice di verifica necessario per proseguire nella procedura di doppia autenticazione.
Step 3: Ricezione, inserimento e verifica del codice di doppia autenticazione
Il cliente attende la ricezione del codice di verifica sulla propria email, senza chiudere la sessione aperta tramite il link personale. Una volta ricevuto, inserisce il codice all’interno della maschera dedicata alla doppia autenticazione.
Dopo averlo digitato correttamente, procede alla verifica del codice per confermare la propria identità e l’accesso all’operazione.
Step 4: Conferma della presa visione del documento
Completata la verifica del codice, il cliente può confermare formalmente la presa visione del documento visualizzato, utilizzando l’apposita funzione messa a disposizione da AuditReady.
Una volta confermata la presa visione, AuditReady registra in automatico nome, data, ora e indirizzo IP della persona che ha effettuato l’operazione, generando l’attestazione e la copia del documento visionato come evidenze formali.
Solo a questo punto il cliente è abilitato a caricare il modulo firmato relativo al documento appena visionato.
Step 5: Caricamento del documento firmato ed evidenza nel controllo
Ogni passaggio del flusso, dalla presa visione al caricamento del modulo firmato, lascia una traccia registrata nel sistema, a garanzia di trasparenza e auditabilità.
Il documento caricato entra nel medesimo controllo come evidenza associata alla richiesta, affiancandosi all’attestazione e alla copia dell’informativa visionata. Come si può vedere nell’interfaccia, risultano disponibili: l’attestazione della presa visione, l’informativa visionata e il documento caricato, che rimane in attesa di approvazione da parte del responsabile del controllo.
Il documento resta nello stato “in attesa di approvazione” fino all’intervento del responsabile.
Step 6: Verifica e decisione del responsabile del controllo
Il responsabile del controllo accede alla pratica e visualizza in modo completo tutte le prove messe a disposizione dal fornitore o dal cliente: attestazione di presa visione, informativa visionata e documento firmato.
Sulla base di queste evidenze, il responsabile decide se approvare o rifiutare il documento caricato, utilizzando le apposite funzioni di AuditReady.
Step 7: Consolidamento dell’evidenza approvata
Una volta approvata la documentazione da parte del responsabile del controllo, l’evidenza collegata alla pratica viene consolidata nel sistema.
Da questo momento l’evidenza rimane immutabile e nessuna persona può più modificarla, garantendo integrità e valore probatorio del processo svolto.
