Obblighi di Informativa Privacy e Tracciamento delle Evidenze in AuditReady

Questo documento descrive come, in AuditReady, vengono gestiti gli obblighi relativi alle informative privacy ai sensi degli articoli 13 e 14 del GDPR, illustrando il collegamento tra requisito normativo, responsabilità assegnate, richieste ai fornitori, attestazioni ricevute, documenti caricati e stato di copertura del controllo.

Step 1: Comprendere il contenuto dell’obbligo di informativa privacy

L’obbligo riguarda le informative privacy previste dagli articoli 13 e 14 del GDPR. L’organizzazione deve essere in grado di spiegare:

• quali dati personali vengono utilizzati,
• per quali finalità,
• su quale base giuridica,
• per quanto tempo vengono conservati,
• quali diritti possono esercitare gli interessati.

Queste informazioni devono risultare chiaramente tracciate e verificabili all’interno di AuditReady.

Step 2: Individuare il requisito nel riesame annuale di conformità GDPR

In AuditReady il requisito relativo alle informative privacy è inserito nel riesame annuale di conformità GDPR 2026. Accedendo a questo riesame, è possibile vedere che al requisito sono associate responsabilità precise:

• Alessandra

Molinari come referente primario,

• Sara Colombo come responsabile secondario.

Verificare che tali ruoli siano correttamente impostati e aggiornati.

Step 3: Verificare le evidenze collegate alla richiesta al fornitore

All’interno dello stesso controllo è presente anche il risultato della richiesta inviata a Norming Logistica nella demo precedente.

Da questa sezione è possibile vedere che sono state raccolte e collegate:

• l’attestazione di messa a visione,
• l’informativa visionata,
• il documento caricato.

Accertarsi che tutti questi elementi siano effettivamente presenti e correttamente associati alla richiesta inviata.

Step 4: Controllare il collegamento tra documenti, destinatario e audit

Le evidenze non sono tre file isolati, ma conservano il collegamento con:

• il destinatario,
• la richiesta originale,
• la copia del momento della conferma,

• l’audit in cui saranno utilizzate.

Verificare che, aprendo ciascuna evidenza, sia sempre possibile risalire al contesto completo (richiesta, destinatario, conferma e audit di riferimento).

Step 5: Analizzare lo stato del controllo e le coperture mancanti

Lo stato “da rivedere” indica che la copertura del controllo non è ancora completa.

Al controllo, per esempio, non è ancora associata una policy.

Occorre quindi:

• identificare quali elementi risultano mancanti (es. policy non collegata),
• pianificare e registrare le azioni necessarie per completare la copertura.

In questo modo AuditReady rende visibile l’intero percorso: dall’obbligo normativo alla responsabilità, fino alle prove raccolte e agli elementi ancora da completare.